برای حفظ بیطرفی در بازرسی بر اساس استاندارد ISO/IEC 17020 و همچنین برای جلوگیری از اخذ رشوه، باید یک رویکرد جامع و سیستماتیک به کار گرفت که شامل اقدامات پیشگیرانه، کنترلی و اصلاحی باشد. موارد زیر راهکارهای کلیدی برای پیشگیری از اخذ رشوه هستند:
1. ایجاد سیستم مدیریت بیطرفی
- تدوین و اجرای خطمشی بیطرفی: سازمان باید خطمشی مشخصی داشته باشد که هرگونه تضاد منافع و پذیرش رشوه را ممنوع کند.
- پایش و ارزیابی مستمر کارکنان و فرایندهای کاری برای شناسایی ریسکهای بالقوه رشوه.
2. آموزش و آگاهیبخشی به کارکنان
- آموزش کارکنان در خصوص استانداردهای اخلاقی، پیامدهای قانونی و حرفهای رشوهگیری.
- تقویت فرهنگ سازمانی مبتنی بر شفافیت، بیطرفی، و مسئولیتپذیری.
- آموزش کارکنان درباره مفاهیم رشوه، پیامدهای قانونی و حرفهای آن.
- برگزاری کارگاهها برای شناسایی موقعیتهای مستعد رشوه و نحوه برخورد با آنها.
3. کنترل تضاد منافع
- ایجاد و پیادهسازی فرایند ارزیابی تضاد منافع برای کارکنان درگیر در بازرسی.
- تضمین اینکه هیچ فردی در بازرسیهایی که ممکن است تضاد منافع داشته باشد، شرکت نکند.
4. سیستم گزارشدهی محرمانه
- ایجاد یک کانال گزارشدهی امن و محرمانه برای اعلام موارد مشکوک به رشوه و گزارشدهی تخلفات، مانند صندوق پیشنهادات محرمانه یا خط تلفن ویژه گزارش تخلف.
- تضمین حفاظت از افرادی که گزارش میدهند.
- تضمین محرمانگی گزارشدهندگان و جلوگیری از تلافی علیه آنها.
5. کنترلهای مالی و شفافیت در پرداختها
- ممنوعیت دریافت هرگونه هدیه، پاداش یا مزایا از مشتریان.
- پایش تراکنشهای مالی و رفتارهای مشکوک کارکنان.
6. ارزیابی دورهای ریسک بیطرفی
- انجام ارزیابیهای منظم ریسک رشوهگیری و بازبینی اثربخشی اقدامات کنترلی.
- استفاده از رویکرد مبتنی بر ریسک برای شناسایی نقاط ضعف و تقویت کنترلها.
- شناسایی موقعیتهای پرخطر (مثلاً معاملات مالی، انتخاب پیمانکاران).
7. ممیزی داخلی و خارجی مستمر
- انجام ممیزیهای داخلی برای اطمینان از رعایت اصول بیطرفی.
- استفاده از ممیزی خارجی مستقل برای ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت بیطرفی.
- انجام ممیزی داخلی و خارجی برای اطمینان از اجرای کامل سیاستهای ضد رشوه.
- ارزیابی دورهای سیستم مدیریت و اصلاح نقاط ضعف شناساییشده.
8. تعهد مدیریت ارشد
- حمایت مدیریت ارشد از سیاستها و اقدامات مقابله با رشوه.
- اختصاص منابع کافی برای تضمین بیطرفی و مبارزه با رشوه.
9. تعهد کارکنان و تنبیهات شدید برای متخلفین
- اخذ بیانیه تعهد به بیطرفی و مقابله با رشوه از تمامی کارکنان.
- اعمال تنبیهات سختگیرانه در صورت اثبات تخلف.
- تعریف مجازاتهای سنگین برای افرادی که در رشوهخواری مشارکت دارند.
- اجرای این تنبیهات بهطور علنی برای ایجاد بازدارندگی.
10. همکاری با نهادهای نظارتی و قضایی
- همکاری با مراجع قانونی و قضایی برای مقابله با رشوهخواری در صورت شناسایی موارد تخلف.
- ارائه گزارش شفاف به نهادهای مرتبط در خصوص عملکرد بیطرفی.
- اطلاعرسانی به مراجع قضایی درباره تخلفات جدی.
11. ایجاد فرهنگ سازمانی شفاف و اخلاقی
- ترویج اصول اخلاقی: سازمان باید فرهنگ صداقت، شفافیت و مسئولیتپذیری را در میان کارکنان نهادینه کند.
- الگوی اخلاقی مدیریت ارشد: رفتارهای اخلاقی مدیران ارشد تأثیر مستقیم بر کارکنان دارد؛ آنها باید نمونه خوبی برای پیروی باشند.
12. تدوین خطمشیها و رویههای ضد رشوه
- ایجاد و ابلاغ خطمشی ممنوعیت رشوهخواری به تمام کارکنان.
- تعریف دقیق رفتارهای ممنوعه مانند پذیرش هدایا، مزایا، و پیشنهادهای مالی.
- تدوین رویههای شفاف برای مدیریت تضاد منافع.
13. کنترلهای داخلی قوی
- ایجاد سازوکارهای نظارتی برای کنترل فرایندها و جلوگیری از سوءاستفاده.
- جداسازی وظایف برای کاهش احتمال تصمیمگیریهای فردی مستعد فساد.
- پایش مداوم عملکرد کارکنان درگیر در فعالیتهای حساس.
14. پاداش و تشویق رفتارهای اخلاقی
- معرفی مشوقهایی برای رفتارهای شفاف و اخلاقی کارکنان.
- تقدیر از گزارشدهندگان موارد فساد یا پیشنهادهای بهبود.
15. تکنولوژی و دیجیتالیسازی فرایندها
- استفاده از سیستمهای خودکار و نرمافزارهای مدیریت فرایند برای کاهش مداخله انسانی.
- افزایش شفافیت با استفاده از فناوریهایی مانند ثبت دیجیتال و رهگیری تراکنشها.
اجرای این اقدامات بهصورت ترکیبی میتواند احتمال اخذ رشوه را به حداقل برساند و به سازمان کمک کند تا اعتبار و بیطرفی خود را حفظ کند.
