استاندارد ISO/IEC 17020 که برای ارزیابی انطباق و الزامات نهادهای بازرسی تدوین شده است، درخصوص واگذاری کار به پیمانکار فرعی (Subcontracting) الزاماتی را بیان کرده است. این الزامات برای اطمینان از یکپارچگی و بیطرفی فرآیندهای بازرسی در هنگام واگذاری بخشی از کار به پیمانکار فرعی است. نکات کلیدی این الزامات به شرح زیر است:
1. مسئولیت کلی نهاد بازرسی
نهاد بازرسی حتی در صورت واگذاری بخشی از کار به پیمانکار فرعی، مسئولیت نهایی انجام درست و کامل بازرسی را بر عهده دارد. این بدان معناست که سازمان نمیتواند مسئولیت نتایج یا کیفیت کار پیمانکار فرعی را نادیده بگیرد.
2. ارزیابی و تأیید صلاحیت پیمانکار فرعی
نهاد بازرسی موظف است قبل از واگذاری کار:
- صلاحیت پیمانکار فرعی را برای انجام کارهای بازرسی مورد نیاز ارزیابی کند.
- اطمینان حاصل کند که پیمانکار فرعی از دانش، تجهیزات، روشها و پرسنل لازم برخوردار است.
- پیمانکار فرعی باید الزامات استاندارد ISO/IEC 17020 را رعایت کند.
3. اطمینان از بیطرفی و استقلال
نهاد بازرسی باید اطمینان حاصل کند که پیمانکار فرعی:
- تضاد منافعی با فرآیند یا مشتری ندارد.
- فرآیندها را با استقلال و بیطرفی انجام میدهد.
4. قرارداد کتبی با پیمانکار فرعی
برای شفافیت و اطمینان از تطابق با الزامات، قرارداد کتبی باید موارد زیر را شامل شود:
- شرح خدمات موردنظر.
- الزامات فنی و کیفی.
- معیارهای پذیرش.
- الزامات محرمانگی.
5. کنترل و نظارت بر عملکرد پیمانکار فرعی
نهاد بازرسی باید بر کار پیمانکار فرعی نظارت کند و اقدامات زیر را انجام دهد:
- بازبینی مستمر عملکرد پیمانکار فرعی.
- حصول اطمینان از اینکه کار انجامشده با الزامات مشتری و استاندارد 17020 سازگار است.
6. اطلاع به مشتری در مورد پیمانکار فرعی
نهاد بازرسی باید مشتری را از استفاده از پیمانکار فرعی مطلع کند و در صورت لزوم تأیید مشتری را برای این امر دریافت کند.
7. سوابق پیمانکار فرعی
نهاد بازرسی باید سوابق مربوط به:
- فرآیند انتخاب پیمانکار فرعی.
- ارزیابی صلاحیت پیمانکار فرعی.
- نظارت بر عملکرد پیمانکار فرعی. را نگهداری کند تا در صورت نیاز قابل بررسی باشد.
هدف اصلی این الزامات:
حفظ اعتبار، بیطرفی، کیفیت و یکپارچگی خدمات بازرسی حتی در مواردی که از پیمانکاران فرعی استفاده میشود.
حال سوال اینجاست که ایا اگر شرکت بازرسی تخصصی در یک حوزه کاری ندارشته باشد، میتواند آن فعالیت بازرسی را به پیمانکار فرعی واگذار نماید یا خیر؟
براساس الزامات استاندارد ISO/IEC 17020، شرکت بازرسی نباید خدماتی را که خودش توانایی انجام آن را ندارد، به پیمانکار فرعی واگذار کند، مگر اینکه موارد خاصی رعایت شود. در اصل، استاندارد به سازمانهای بازرسی اجازه میدهد از پیمانکاران فرعی استفاده کنند، اما این استفاده باید در چارچوب مشخصی انجام شود.
اگر شرکت بازرسی در یک حوزه خاص تخصص ندارد، واگذاری مستقیم کار به پیمانکار فرعی با چالشهای زیر روبرو است:
1. اصل صلاحیت نهاد بازرسی
- یکی از اصول کلیدی استاندارد ISO/IEC 17020 این است که نهاد بازرسی باید صلاحیت فنی و سازمانی برای انجام خدماتی که ارائه میدهد، داشته باشد.
- اگر سازمان فاقد تخصص در یک حوزه باشد، ممکن است صلاحیت فنی آن در آن زمینه زیر سؤال رود.
2. کنترل پیمانکار فرعی
- نهاد بازرسی حتی در صورت استفاده از پیمانکار فرعی، باید بتواند کنترل کامل بر فرآیند بازرسی و کیفیت خروجی را داشته باشد.
- برای این کار، نیاز به دانش و تخصص پایه در آن حوزه است. اگر این دانش وجود نداشته باشد، نهاد نمیتواند به درستی عملکرد پیمانکار را نظارت کند.
3. شفافیت و اطلاع به مشتری
- اگر نهاد بازرسی به دلیل نداشتن تخصص بخواهد از پیمانکار فرعی استفاده کند، باید:
- مشتری را از این موضوع کاملاً آگاه کند.
- موافقت مشتری را برای استفاده از پیمانکار فرعی دریافت کند.
4. تعهدات قانونی و الزامات اعتباری
- بسیاری از مراجع اعتباردهی (Accreditation Bodies) و مقررات ملی ممکن است استفاده از پیمانکار فرعی را در صورتی که نهاد بازرسی خود فاقد تخصص باشد، غیرقابل قبول بدانند.
- برای اینکه این کار قابل پذیرش باشد، باید پیمانکار فرعی به عنوان بخشی از تیم نهاد بازرسی در نظر گرفته شود و نظارت کامل توسط نهاد اصلی اعمال شود.
5. راهحل پیشنهادی
اگر نهاد بازرسی در یک حوزه تخصص ندارد و نیاز به خدمات آن حوزه وجود دارد:
- همکاری با نهادهای متخصص: به جای واگذاری کار به پیمانکار فرعی، ممکن است بهتر باشد همکاری نزدیک با یک نهاد متخصص در آن حوزه برقرار شود.
- افزایش توانمندی داخلی: نهاد بازرسی میتواند کارکنان خود را آموزش داده و تجهیزات یا دانش فنی موردنیاز را به دست آورد تا خدمات را به صورت مستقیم ارائه دهد.
- محدود کردن دامنه فعالیت: نهاد بازرسی میتواند حوزه فعالیت خود را محدود کند و تنها خدماتی را ارائه دهد که در آن صلاحیت دارد.
نتیجهگیری
نهاد بازرسی فقط زمانی مجاز به استفاده از پیمانکار فرعی است که خودش توانایی ارزیابی، نظارت و کنترل کامل خدمات پیمانکار فرعی را داشته باشد. در غیر این صورت، ارائه آن خدمت خاص ممکن است مغایر با الزامات استاندارد و مقررات اعتباردهی باشد.
