تفاوت شرکت بازرسی از نظر استقلال و بی طرفی و نحوه مواجهه نهادهای تایید صلاحیت با آن ها چگونه است؟

تفاوت شرکت‌های بازرسی نوع الف، ب و پ از نظر استقلال و بی‌طرفی عمدتاً در میزان وابستگی به سایر سازمان‌ها و نقش‌های آنها در فرآیند بازرسی مشخص می‌شود. این تقسیم‌بندی بر اساس استاندارد ISO/IEC 17020 تعریف شده است.

1. شرکت‌های بازرسی نوع الف (Type A)

تعریف: این شرکت‌ها کاملاً مستقل از سازمان‌ها و طرف‌هایی هستند که در تولید، تأمین، نصب، بهره‌برداری یا نگهداری محصولات یا خدمات دخالت دارند.
استقلال: بالاترین درجه استقلال را دارند. این شرکت‌ها هیچ‌گونه رابطه‌ای با شرکت‌ها یا سازمان‌هایی که از نتیجه بازرسی آنها منفعت می‌برند، ندارند.
بی‌طرفی: به دلیل استقلال کامل، این شرکت‌ها بی‌طرف‌ترین نوع شرکت‌های بازرسی محسوب می‌شوند.

2. شرکت‌های بازرسی نوع ب (Type B)

تعریف: این شرکت‌ها بخشی از یک سازمان بزرگ‌تر هستند، اما فقط خدمات بازرسی داخلی برای همان سازمان ارائه می‌دهند.
استقلال: استقلال محدودتری دارند زیرا تحت مالکیت یا کنترل سازمان مادر هستند. با این حال، باید بتوانند ساختاری ایجاد کنند که تضاد منافع را در داخل سازمان به حداقل برسانند.
بی‌طرفی: بی‌طرفی آن‌ها به نحوه مدیریت تضاد منافع داخلی وابسته است و در مقایسه با نوع الف، چالش بیشتری در حفظ بی‌طرفی دارند.

3. شرکت‌های بازرسی نوع پ (Type C)

تعریف: این شرکت‌ها می‌توانند هم خدمات بازرسی داخلی (برای سازمان مادر) و هم خدمات خارجی (برای مشتریان دیگر) ارائه دهند.
استقلال: کمترین سطح استقلال را دارند زیرا ممکن است هم‌زمان درگیر فرآیندهایی شوند که می‌توانند تضاد منافع ایجاد کنند.
بی‌طرفی: نیازمند سیستم‌های کنترلی قوی برای مدیریت تضاد منافع هستند. از این رو، بی‌طرفی آنها در مقایسه با نوع الف و ب ضعیف‌تر است.

نوع شرکت	استقلال از سازمان‌ها	بی‌طرفی	توضیح
الف	کامل و مطلق	بسیار بالا	مستقل از همه ذینفعان
ب	محدود به سازمان مادر	متوسط	خدمات داخلی برای سازمان مادر
پ	حداقلی	پایین	خدمات داخلی و خارجی

جمع‌بندی:

شرکت‌های نوع الف بهترین گزینه برای اطمینان از استقلال و بی‌طرفی هستند.
شرکت‌های نوع ب مناسب برای بازرسی‌های داخلی سازمان‌ها هستند.
شرکت‌های نوع پ انعطاف بیشتری در ارائه خدمات دارند ولی باید سیستم‌های قوی برای حفظ بی‌طرفی ایجاد کنند.

نهادهای تأیید صلاحیت معمولاً علاقه دارند که شرکت‌های بازرسی نوع الف (Type A) را تأیید صلاحیت کنند، زیرا این نوع شرکت‌ها بالاترین سطح استقلال و بی‌طرفی را دارند. این موضوع دلایل زیر را شامل می‌شود:

1. استقلال کامل از ذینفعان

شرکت‌های نوع الف هیچ‌گونه وابستگی به تولیدکنندگان، تأمین‌کنندگان، یا مصرف‌کنندگان خدمات ندارند.
این استقلال باعث می‌شود که نتایج بازرسی تحت تأثیر منافع اقتصادی یا فشاری از سوی طرف‌های ذینفع قرار نگیرد.
نهادهای تأیید صلاحیت به دنبال اطمینان از نتایج بی‌طرفانه و معتبر هستند، که نوع الف به‌طور طبیعی این شرایط را فراهم می‌کند.

2. کاهش تضاد منافع

در شرکت‌های نوع ب و پ، به دلیل وابستگی به سازمان مادر یا ارائه خدمات به مشتریان داخلی و خارجی، احتمال بروز تضاد منافع بیشتر است.
تضاد منافع می‌تواند به نتایج غیرقابل‌اعتماد یا جانبداری منجر شود که اعتبار کل فرآیند بازرسی را زیر سؤال می‌برد.

3. اعتماد بیشتر بازار به گزارش‌های بازرسی

گزارش‌های صادر شده توسط شرکت‌های نوع الف از نظر بازار و مشتریان بیشتر قابل اعتماد است، زیرا استقلال این شرکت‌ها تضمین‌کننده بی‌طرفی نتایج است.
نهادهای تأیید صلاحیت می‌خواهند از این اعتماد برای تقویت سیستم‌های ارزیابی انطباق و حفظ اعتبار ملی یا بین‌المللی خود استفاده کنند.

4. انطباق بهتر با الزامات استانداردهای بین‌المللی

بسیاری از استانداردهای بین‌المللی، مانند ISO/IEC 17020، به‌طور مستقیم بر بی‌طرفی و استقلال تأکید دارند.
تأیید شرکت‌های نوع الف به نهادهای تأیید صلاحیت کمک می‌کند تا الزامات این استانداردها را با کمترین چالش اجرایی رعایت کنند.

5. کاهش ریسک برای نهاد تأیید صلاحیت

اگر نهادهای تأیید صلاحیت، شرکت‌های نوع ب یا پ را تأیید کنند و بعداً مشخص شود که تضاد منافع یا عدم بی‌طرفی رخ داده، این موضوع می‌تواند اعتبار نهاد تأیید صلاحیت را تحت تأثیر قرار دهد.
برای کاهش این ریسک، نهادها ترجیح می‌دهند تنها شرکت‌های نوع الف را تأیید صلاحیت کنند.

چالش‌های نوع ب و پ برای تأیید صلاحیت

مدیریت تضاد منافع در شرکت‌های نوع ب و پ پیچیده‌تر است و نهادهای تأیید صلاحیت باید سیستم‌های کنترلی قوی‌تری را بررسی و نظارت کنند.
این موضوع می‌تواند منابع بیشتری از نهاد تأیید صلاحیت مصرف کند، در حالی که تأیید شرکت‌های نوع الف ساده‌تر و مطمئن‌تر است.

جمع‌بندی:

نهادهای تأیید صلاحیت علاقه دارند فقط شرکت‌های بازرسی نوع الف را تأیید کنند زیرا این شرکت‌ها:

کاملاً مستقل و بی‌طرف هستند.
ریسک تضاد منافع در آنها وجود ندارد.
اعتماد بالای مشتریان و بازار را جلب می‌کنند.
با الزامات استانداردهای بین‌المللی کاملاً همخوانی دارند.
برای نهاد تأیید صلاحیت اعتبار بیشتری ایجاد می‌کنند و مدیریت آن‌ها ساده‌تر است.

نحوه مدیریت تضاد منافع در شرکت های بازرسی نوع ب و پ چگونه باید باشد؟

مدیریت تضاد منافع در شرکت‌های بازرسی نوع ب و پ به دلیل ساختار وابسته‌تر آنها، اهمیت زیادی دارد. این شرکت‌ها باید سیستم‌ها و فرآیندهایی را اجرا کنند که تضمین کند بی‌طرفی و اعتبار نتایج بازرسی حفظ شود. روش‌های مدیریت تضاد منافع شامل اقدامات زیر است:

1. ایجاد سیستم‌های مدیریت تضاد منافع

تعریف شفاف نقش‌ها و مسئولیت‌ها: باید مشخص شود که چه افرادی در فرآیند بازرسی دخیل هستند و این نقش‌ها از سایر فعالیت‌های سازمان جدا شوند.
مستندسازی تضاد منافع بالقوه: شرکت‌ها باید تضاد منافع احتمالی را شناسایی، ثبت و ارزیابی کنند.
ارزیابی مداوم: تضاد منافع بالقوه باید به صورت دوره‌ای ارزیابی شود تا از تأثیرگذاری آن بر فرآیند بازرسی جلوگیری شود.

2. تفکیک ساختاری

تفکیک واحدهای سازمانی: در شرکت‌های نوع ب، واحد بازرسی باید از سایر بخش‌های سازمان که در طراحی، تولید یا نصب محصولات دخیل هستند، کاملاً مستقل باشد.
استقلال کارکنان بازرسی: کارکنانی که در بازرسی فعالیت می‌کنند نباید در تصمیم‌گیری‌های سازمانی مرتبط با محصولات یا خدمات نقش داشته باشند.

3. تفکیک مالی

استقلال مالی واحد بازرسی: بودجه واحد بازرسی باید به صورت مستقل تخصیص داده شود و تحت تأثیر منافع مالی سایر بخش‌های سازمان نباشد.
شفافیت در درآمدها: شرکت باید نشان دهد که منبع درآمد واحد بازرسی به گونه‌ای نیست که منافع تجاری سایر بخش‌ها بر گزارش‌های بازرسی تأثیر بگذارد.

4. رویه‌های عملیاتی استاندارد

روش‌های شفاف بازرسی: باید روش‌های کار استاندارد (SOP) تدوین و اجرا شوند که تضمین کنند فرآیندهای بازرسی از دخالت سایر بخش‌ها مصون باشند.
کنترل کیفیت مستقل: یک تیم مستقل داخلی یا خارجی باید به‌طور دوره‌ای کیفیت و بی‌طرفی بازرسی‌ها را ارزیابی کند.

5. آموزش و فرهنگ‌سازی

آموزش کارکنان: کارکنان باید به‌طور مرتب در زمینه مدیریت تضاد منافع، بی‌طرفی و اخلاق حرفه‌ای آموزش ببینند.
ترویج فرهنگ بی‌طرفی: سازمان باید فرهنگ سازمانی‌ای ایجاد کند که بی‌طرفی را به‌عنوان یک ارزش اصلی ترویج دهد.

6. ایجاد سیاست‌های بی‌طرفی

کمیته بی‌طرفی: ایجاد کمیته‌ای مستقل که بر بی‌طرفی فعالیت‌ها نظارت کند.
سیاست‌های روشن: تدوین و اجرای سیاست‌هایی که تضاد منافع را شناسایی و مدیریت کنند.
عدم پاداش وابسته به نتایج: اطمینان از این‌که کارکنان بازرسی هیچ انگیزه مالی یا غیرمالی برای تغییر یا جانبداری در نتایج بازرسی ندارند.

7. نظارت و حسابرسی

بازرسی داخلی: ارزیابی دوره‌ای توسط واحدهای داخلی مستقل برای بررسی و اصلاح تضاد منافع احتمالی.
ارزیابی خارجی: انجام ارزیابی‌های منظم توسط نهادهای تأیید صلاحیت برای اطمینان از پیروی از استانداردهای مدیریت تضاد منافع.

8. جداسازی خدمات در نوع پ

در شرکت‌های نوع پ که هم خدمات داخلی و هم خارجی ارائه می‌دهند:

تفکیک کامل تیم‌های خدمات داخلی و خارجی: کارکنانی که بازرسی‌های داخلی انجام می‌دهند نباید درگیر خدمات خارجی شوند و بالعکس.
گزارش‌دهی مستقل: گزارش‌های خدمات داخلی و خارجی باید به‌صورت جداگانه و شفاف ارائه شوند.